Zapewne spotkałeś się niejednokrotnie z hasłem burza mózgów! Nie jest Ci obce korporacyjne robienie brainstorming’ów. Z pewnością często też brałeś udział w niejednym takim wydarzeniu, zarówno w życiu zawodowym jak i prywatnym, jeszcze na etapie edukacji czy też przy innych okazjach, kiedy trzeba było się w gronie innych osób zastanowić nad najlepszą opcją spełniającą oczekiwania wszystkich zainteresowanych stron.

Tak! Burza mózgów to zjawisko, które występuje dość powszechnie w różnych dziedzinach życia. Może nie zawsze jest określana w ten sam sposób, często jest też czymś naturalnym więc nie podchodzimy do tego zagadnienia z bardo technicznego punktu widzenia. Ale czy w takich chwilach zastanawiałe(-a)ś się czy narzędzie to, stare jak świat, jest wykorzystywane w sposób skuteczny? Czy zawsze udało się dojść do rozwiązania trapiących Was problemów w łatwy i usystematyzowany sposób?

Poświęć następne kilka minut na poniższy artykuł a dowiesz się jak, dobrze przygotować się do burzy mózgów, ogarnąć chaos myśli wszystkich uczestników i wyciągnąć właściwe wnioski.

Burza mózgów – co to jest?

Tak jak wspomniałem na wstępie, burza mózgów z języka angielskiego potocznie nazywana brainstorming, jest techniką poszukiwania odpowiedzi na nurtujące nas pytania, która wykorzystywana jest przy każdej możliwej okazji oraz dziedzinie życia, kiedy zależy nam na znalezieniu czy to rozwiązania problemu czy odpowiedzi na nurtujące nas pytania.

Nie będę tutaj polemizował i doszukiwał się, kto tak naprawdę jest twórcą tej techniki, gdyż z mam świadomość, że gdybyśmy chcieli znaleźć korzenie owej techniki, musieli byśmy cofnąć się sporo lat przed Arystotelesa, a więc do czasów gdy ludzie zaczęli komunikować się w językach pierwotnych a może i nawet jeszcze wcześniej.

Bardziej istotnym jednak jest to czym ów burza mózgów tak naprawdę jest. Wg. encyklopedii PWN, możemy wyróżnić dwie niewykluczające się wzajemnie definicje, które brzmią następująco;

burza mózgów, psychol., metoda grupowego rozwiązywania problemów

Brzmi znajomo? Tak! To nic innego jak narzędzie, które ma służyć a raczej wspierać proces rozwiązywania problemów. Jak widać, to nie jakość, Lean czy inne metodyki zarządzania wprowadziły ten termin do życia codziennego, ale za to jakże skutecznie i niezmiennie wykorzystują to samo podejście.

Jest jeszcze jedna definicja związana z kwestią burzy mózgów, jednak z punktu widzenia tematyki tego bloga nie jest ona aż tak istotna i odnosi się do sposobu nauczania. Ciekawskich odsyłam do encyklopedii PWN, do której link znajdziecie w przytoczonym powyżej cytacie.

Ok. Wszystko wydaje się jak do tej pory jasne i nie wnosi nic odkrywczego, można by było rzec. Jasne, nie moją rolą jest odkrywanie koła na nowo. Moim celem jest przedstawienie sposobu na skuteczne i sprawne, w moim subiektywnym odczuciu, burzy mózgów. Dlatego też wpis ten, skupia się na technicznym aspekcie prowadzenia, burzy mózgów, narzędziach potrzebnych do jej przeprowadzenia i skutecznego rozwiązania problemów.

Czego potrzebujesz by znaleźć odpowiedzi na pytania?

Wiemy już, czym jest burza mózgów. Ale czego potrzebujemy do tego by nie stała się ona jedynie jałową, nic nie wnoszącą dyskusją przy kawie lub co gorsza zakończyła się kłótnią?

W pierwszej kolejności, pojawić się lider, odpowiedzialny za rozwiązanie problemu. Lider, który jednocześnie będzie odpowiedzialny za moderowanie prac zespołu oraz pilnowanie porządku i czasu trwania burzy mózgów, tak by nie przeciągała się ona w nieskończoność. W końcu wszystkim powinno zależeć na sprawnym znalezieniu właściwych odpowiedzi.

Zespół. No właśnie. Klucz do sukcesu w kwestii rozwiązywania czy rozpatrywania zagadnień. Ważnym jest by członkowie zespołu biorący udział w burzy mózgów nie były osobami całkowicie niezorientowanymi na istocie poruszanych kwestii. Ważne jest przy tym jednak zachowanie odpowiedniego balansu i pamiętanie, że zespół powinien być w jak największym stopniu zróżnicowany, czyli interdyscyplinarny. Wyklucza się uczestnictwa członków tylko z jednego obszaru, np. jakości do rozwiązania problemu zbyt wysokiego procentu odpadu.

O sposobie budowania zespołu pisałem przy innej okazji, a link do tego wpisu zamieszczam TUTAJ. Ciekawskich i tych, którzy nie mieli okazji zapoznać się jeszcze z powyższym wpisem zapraszam do lektury.

No i na koniec potrzebna jest nam trzecia kluczowa rzecz. A mianowicie; problem, zagadnienie lub zadanie. Niezależnie jednak z czym będziemy się mierzyć, ważne jest by nakreślić istotę problemu i upewnić się, że wszyscy członkowie zespołu mają świadomość z czym przychodzi nam się mierzyć. Oczywiście rozpatrywaną kwestię możemy przedstawiać w różny sposób, choć ja osobiście często korzystam z narzędzia jakim jest 5W2H, ponieważ uważam, że jest to jedno z najlepszych narzędzi do tego aby właściwie opisać problem i zrozumieć jego istotę. 5W2H możemy oczywiście zaadoptować również w odpowiedni sposób do opisania zadania czy projektu.

Jako uzupełnienie, warto mieć również do dyspozycji dane i fakty opisujące stan obecny jak również być świadomym celu w jakim prowadzone jest burza mózgów, czyli nic innego jak stan docelowy.

Jak przeprowadzić burzę mózgów?

Aby skutecznie przeprowadzić burzę mózgów musimy pamiętać aby poprowadzić spotkaniu w oparciu o następujące etapy.

Etap 1

Etap pierwszy, oczywiście tuż po zdefiniowaniu problemu to nic innego jak postawienie hipotez. Jest to nic innego zbieranie pomysłów stanowiących potencjalne przyczyny problemów, jeśli akurat rozpatrujemy jakiś złożony problem.

Na tym etapie nie oceniamy i nie wybieramy najlepszych pomysłów. Ten krok, ma służyć temu aby zgromadzić tyle myśli ile się da zgodnie z zasadą “Nie ma głupich pytań…”.

Czas: do 5 min. Zwyczajowo nie powinno trwać to dłużej niż wspomniane 5 min, aczkolwiek, wszystko zależy od tego jak skomplikowany jest dany problem.

Sposób pracy: Praca indywidualna. Każdy z uczestników zapisuje swoje pomysły na kartce lub post-it bez konsultacji z innymi uczestnikami burzy mózgów. Zależy nam bowiem na jak największej różnorodności jak również ilości potencjalnych uwag.

Etap 2

Estymacja pomysłów. Na tym etapie dokonujemy oceny, a właściwie zebrania i wszystkich pomysłów od uczestników i skategoryzowania ich. W tym celu warto posłużyć się np. diagramem Ishikawy, który pozwoli nam na posegregowanie wszystkich pomysłów w czytelny sposób. Dobrą opcją może być również posłużenie się mapą myśli, gdy zakładamy, że potencjalnych kategorii będzie więcej niż sześć, jak ma to miejsce w przypadku diagramu rybiej ości, lub po prostu wolimy ten sposób przedstawienia rozwiązań. Nie ma tu jednak sztywnej reguły i wszystko zależy tylko od Ciebie jak poradzisz sobie z graficznym przedstawieniem pomysłów.

Kluczem jest jednak znalezienie maksymalnej liczby zgodnych odpowiedzi / pomysłów. Im więcej odpowiedzi w danej kategorii czy grupie tym większe prawdopodobieństwo, że dany pomysł będzie prowadził do przyczyny lub odpowiedniego rozwiązania.

Pamiętaj jednak, że nadal nie oceniamy, czy dany pomysł jest głupi, nieistotny czy może abstrakcyjny. Zależy nam na znalezieniu i skategoryzowaniu wszystkich odpowiedzi w taki sposób by wskazać te najbardziej prawdopodobne lub możliwe do zrealizowania.

Dopuszczalna jest dyskusja jeśli coś będzie niejasne dla wszystkich uczestników lub zapisane w inny sposób i ciężko będzie przypisać dany pomysł do konkretnej kategorii.

Czas: 10-15 min.

Sposób pracy: spisanie na tablicy lub przyklejenie post-it z pomysłami pod poszczególnymi kategoriami, tak by były one widoczne dla wszystkich członków.

Etap 3

Jest to poniekąd kontynuacja estymacji. Etap ten polega na zsumowaniu liczby najbardziej zgodnych ze sobą odpowiedzi / pomysłów i uszeregowanie ich w odpowiedniej kolejności. Tak więc dla przykładu przyjmijmy, że mamy następujące zestawienie;

Pomysł	Liczba zgromadzonych pomysłów	Kolejność
A	8	2
B	2	4
C	10	1
D	7	3

Z powyższej tabeli wynika, że odpowiedź C pojawiła się najczęściej, więc w tym przypadku będzie ona brana w pierwszej kolejności do dalszej analizy / wdrożenia. Później będą odpowiednio odpowiedzi A , D i B. W tym przypadku odpowiedź B możemy odrzucić na tym etapie ponieważ z założenia, prawdopodobieństwo jej wystąpienia w danym zagadnieniu jest najmniejsze.

Czas: 5 min

Sposób pracy: Matryca lub tabela w której możemy dokonać podsumowania wyników i dokonać wyboru najbardziej prawdopodobnych scenariuszy.

Etap 4

Ostatni w sumie krok, czyli opracowanie planu działań i wdrożenie ich do realizacji. Oczywiście, znajdując odpowiednie działania w celu wyeliminowania np. przyczyn powstawania problemów, całość możemy powtórzyć w celu znalezienia najlepszych rozwiązań.

Nie jest regułą by burza mózgów odbyła się tylko i wyłącznie w jednym cyklu. Ważne jest natomiast by plan działań został ułożony wspólnie z członkami zespołu, akcje i terminy określone i odpowiednio zakomunikowane. Dobrym narzędzie, czy też jak kto woli, sposobem postępowania będzie w tym przypadku praca zgodnie z cyklem PDCA. Ułatwi nam to w przyszłości regularne przeglądy i weryfikację statusów poszczególnych akcji.

Czas: 10-15 min

Sposób pracy: Przygotowany wcześniej formularz planu działań lub spisanie działań wraz z przypisanymi odpowiedzialnościami i terminami na karcie, której kopia zostanie przedstawiona wszystkim uczestnikom w formie elektronicznej.

Co przyda Ci się podczas burzy mózgów?

Poniżej znajdziesz krótką listę narzędzi, które często wykorzystuję podczas pracy, a które znacznie ułatwiają i przyspieszają pracę. Poniższe narzędzia stanowią jedynie przykład i tylko od Ciebie będzie zależało czy z nich skorzystasz czy może będziesz miał swoje pomysły na usprawnienie pracy.

• Tablica – najlepiej taka, do której będzie można przykleić post-it. Dobrą opcją są tablice suchościeralne,
• Flip chart – jako alternatywa dla tablicy ale również jako miejsce prowadzenia estymacji pomysłów czy rozpisania planu akcji,
• Post-it – czyli nic innego jak “żółte karteczki” do rozpisania pomysłów przez uczestników burzy mózgów,
• Długopisy, markery,
• Plan akcji.

Podsumowanie

Burza mózgów choć tak potocznie znana, tak często nie wykorzystywana w sposób właściwy lub marginalizowana, może być potężnym narzędziem nie tylko w kwestii rozwiązywania problemów czy też radzenia sobie z zagadnieniami w projektach ale przede wszystkim służyć do usprawnienia prac zespołu. Jak zapewne zdążyłeś zauważyć, jedna sesja burzy mózgów może być zrealizowana w 30-40 min zamiast wielu długich i nudnych spotkań, które często kończą się fiaskiem wynikającym ze znużenia i zrezygnowania uczestników.

A Ty jakie masz pomysły na przeprowadzenie burzy mózgów? Liczę, że podzielisz się ze mną i innymi czytelnikami swoim podejściem, które jest równie skuteczne.

Na sam koniec życzę wszystkim, żeby Wasza mózgów nigdy nie wyglądała tak jak na poniższym filmiku.