Podczas przedstawienia zarówno powszechnie znanych i stosowanych metod rozwiązywania problemów, jak również tych mniej znanych, wspomniałem o raporcie A3. Dziś w kilku zaledwie zdaniach, chciałbym przybliżyć istotę samego narzędzia, korzyści płynące z jego stosowania oraz w jakich sytuacjach raport A3 może być jeszcze stosowany.

Tych, którzy nie mieli jednak okazji zapoznać się z treścią wcześniejszych wpisów poświęconych tematyce Problem Solving, zachęcam do ich przeczytania

Czym jest raport A3?

Funkcjonujące wewnątrz organizacji procesy to nie tylko wartość w postaci dobra i usługi, dostarczanej klientowi w oparciu o wykorzystanie posiadanych zasobów. To również zestaw czynności i narzędzi przebiegających w tle, które pozwalają zrealizować potrzeby rynku. Często funkcjonowanie procesów obarczone jest problemami, z którymi organizacja musi się uporać aby zachować płynność w ich funkcjonowaniu.

Jak sobie zatem radzić, gdy problemy zaczynają się pojawiać? Jak ustrzec się przed ponownym pojawianiem się problemów?

Na przestrzeni czasu, metod pozwalających radzić sobie z przeciwnościami jest wiele, które w zestawieniu z ogromem dostępnych narzędzi tworzą kompleksowe rozwiązania do minimalizowaniu ryzyka pojawiania się problemów, jak również ponownemu ich występowaniu.

Najbardziej popularną i najchętniej wykorzystywaną jest Raport 8D, na podstawie której Nissan zbudował swoje autorskie rozwiązanie do tematyki rozwiązania problemów – QRQC (Quick Response Quality Controll). W bardziej złożonych projektach, gdzie problemy wymagają bardziej kompleksowej analizy, firmy sięgają po dobrodziejstwa dostarczone przez metodologię SixSigma i podejście DMAIC.

A co gdyby popatrzeć na rozwiązywanie problemów z innej perspektywy?

Taką też ścieżkę obrała Toyota, która w odpowiedzi na zapotrzebowanie pracowników, skupiła swoje siły na znalezieniu narzędzia, które nie tylko pozwoli na skuteczne rozwiązywanie problemów ale również w parze z Hoshin Kanri dostarczy rozwiązanie wspierające procesy zarządzania.

Efektem było powstanie raportu A3. Narzędzia na tyle uniwersalnego by mogło być ono stosowane na wszystkich poziomach funkcjonowania organizacji ale również  w do innych potrzeb niekoniecznie będących efektem pojawiających się problemów.

Przyjrzyjmy się więc w na czym polega siła i uniwersalność raportu A3.

Elementy raportu A3

W pierwszej kolejności to co zwraca naszą uwagę to nazwa samego raportu, która nie inaczej pochodzi…od rozmiaru kartki A3, na której sam raport jest spisany. Dlaczego akurat taki format? Jak się okazuje jest to, wbrew obiegowej opinii, najbardziej uniwersalny format papieru, który z jednej strony pozwala na wprowadzenie najważniejszych zapisów w sposób przejrzysty i czytelny, ale z drugiej strony ogranicza możliwość dodawania nadmiernej ilości materiału.

Ok. Mamy raport w ręku i co dalej? Zanim zaczniemy pracę z problemem czy też innym zagadnieniem, podstawą jest zdefiniowanie zespołu interdyscyplinarnego, który w miejscu pojawienia się problemu (Gemba) bazując na zgromadzonych informacjach (Genjitsu) będzie w stanie w jak najbardziej rzetelny sposób przeprowadzić analizę.

A jak wygląda praca z samym raportem, przedstawia poniższa grafika;

Jak widać na przedstawionej grafice, metodyka podejścia do rozwiązywania problemów jest bardzo zbliżona do tego co prezentuje chociażby raport 8D, a więc ustrukturyzowane podejście do rozwiązania problemu.

Największą jednak przewagą ze stosowania raportu A3 nad innymi tego typu metodami będzie przede wszystkim jego uniwersalność jak również prostota i czytelność. Na jednej karcie zbieramy bowiem wszystkie przydatne nam informacje nie tylko do tego by określić istotę problemu ale również określić metodyczny sposób postępowania. Ponadto nadal mamy możliwość ze stosowania narzędzi wspierających analizę problemu takich jak 5W2H, diagram Ishikawy czy też 5Why a to wszystko przy zachowaniu zasady ciągłego doskonalenia w oparciu o cykl Deminga (PDCA).

Korzyści ze stosowania raportu A3

Oczywiście wybór odpowiedniej metody będzie zależny od środowiska pracy, posiadanej wiedzy, istoty problemu czy też umiejętności osób zaangażowanych w pracę nad danym zagadnieniem, jednakże szereg korzyści wynikających ze stosowania raportu A3 powinna zwrócić uwagę zarówno na konieczność wdrożenia i rozpowszechnienia wewnątrz organizacji.

A korzyści ze stosowania raportu A3 są następujące

• Uniwersalność – nadaje się zarówno do rozwiązywania problemów jak i prowadzenia projektów doskonalących
• Łatwość we wdrożeniu oraz stosowaniu – nie wymaga specjalistycznej wiedzy
• Stosowany na wszystkich poziomach organizacji – jego prostota może nie będzie prowadziła do oporu przed stosowaniem zarówno na najniższych szczeblach organizacji jak i na poziomie zarządczym
• Wykorzystywany w różnych celach, a nie jedynie do rozwiązywania problemów – również do prowadzenia i zarządzania projektami doskonalącymi, czy podczas rozwoju potencjałów do poprawy w ramach działań po audytowych
• Pozwala uprościć system podejmowania decyzji – jasno zdefiniowane role i zadania oraz czas realizacji poszczególnych zadań
• Ułatwia pracę przy zarządzaniu projektami – w szczególności projektami nastawionymi na doskonalenie procesów
• Wspiera filozofię ciągłego doskonalenia przy wykorzystaniu zasady PDCA
• Angażuje pracowników z różnych obszarów oraz poziomów funkcjonowania organizacji
• Wydatnie wpływa na poprawę komunikacji wewnątrz organizacji
• Wspiera metodologię Hoshin Kanri

Kiedy stosować raport A3?

Jak wspomniałem, raport A3 to bardzo uniwersalne narzędzie, które sprawdza się nie tylko podczas rozwiązywania problemów. Gdzie i w jakich przypadkach jeszcze możemy skorzystać z tego narzędzia?

Jednym z naturalnych środowisk korzystania z raportu A3 będzie chociażby prowadzenie mniejszych projektów, gdzie na jednym arkuszu A3 będziemy w stanie określić nie tylko zakres podejmowanych prac, określić sponsora oraz zespół projektowy ale, dzięki raportowi A3 zdefiniujemy również stan obecny, podjęte działania i porównamy z uzyskanymi rezultatami prac.

Raport A3 doskonale sprawdza się również, podczas prowadzenia projektów lub rozwiązywania problemów przy zastosowaniu Kobetsu Kaizen, o którym wspominałem choćby podczas omawiania tematyki Problem Solving.

Innymi sytuacjami podczas, których raport A3 sprawdza się doskonale, jest choćby raportowanie i planowanie działań po-audytowych. Osobiście sięgałem dość często przy tych okazjach po raport A3, dzięki czemu byłem w stanie w usystematyzowany sposób przedstawić wszystkie niezbędne informacje.

Jak zapewne zauważyłeś, raport A3 sprawdzi się wszędzie tam tam, gdzie będziemy potrzebowali zebrać najpotrzebniejsze nam dane, liczby oraz fakty by w przejrzystej formie przedstawić je odbiorcom.

Po raz kolejny okazało się, że proste rozwiązania mają moc. Toyota ponownie dała nam narzędzie w postaci jednostronicowego raportu A3, który w swoją prostą formą odpowiedział zarówno na potrzeby pracowników samej Toyoty jak również dostarczyła kolejne narzędzie przydatne w procesie ciągłego doskonalenia organizacji.

Chcesz dowiedzieć się więcej, jak radzić sobie z problemami wewnątrz organizacji? Nie wiesz jak dokonać przekrojowej analizy przyczyn źródłowych? Zapraszam do zapoznania się z ofertą szkoleń oraz realizowanymi przez firmę LMCG projektami.