Dostałeś sygnał o problemie? Chcesz zgromadzić dane z procesu? Potrzebujesz wdrożyć istotne zmiany w obszarach produkcyjnych? Nie pozwól na to by przykuć się do biurka i zastosuj się do zasady 3G (Gemba, Gembutsu, Genjitsu). Wstań, idź do miejsca gdzie coś się dzieje, weź do ręki realne rzeczy, naucz się obserwować procesy aby na podstawie zgromadzonych danych móc dokonać właściwej analizy.

Zasada 3G jest tym co ma Ci w tym wszystkim pomóc, a jeśli zastosujesz ją w swojej codziennej pracy, znacznie uprościsz i przyśpieszysz nie tylko swoją pracę ale również pracę całego zespołu. Na czym polega więc magia zasady 3G? Co wnoszą pojęcia Gemba, Gembutsu i Genjitsu? Jak sprawnie połączyć ze sobą te tajemniczo brzmiące słowa aby osiągnąć sukces?

Gemba Walk

Zapewne spotkałeś się już z tym stwierdzeniem? Możliwe, że często sam stosowałeś zasadę 3G, ale nigdy nie zwracałeś większej uwagi na samo nazewnictwo.

Czym zatem będzie Gemba Walk? To nic innego jak zastosowanie w praktyce zasady 3G. Oderwanie się od miejsca codziennej pracy i przeniesienie swojej aktywności na obszary, w których praca ta będzie ni tylko dawała większe możliwości poznawcze ale również dostarczała odpowiedzi na wiele pytań. Właściwe podejście do Gemba Walk pozwoli Ci również uzyskać dane, liczby fakty, a więc to czym tak na prawdę w codziennej pracy niezależnie od piastowanego stanowiska.

Gemba Walk, stawia przede wszystkim na skupieniu się na poszczególnych elementach. Sama nazwa Gemba Walk wskazuje więc już nam pierwszy z głównych elementów zasady 3G.

Gemba w tłumaczeniu z języka japońskiego oznacza rzeczywiste miejsce. Będziemy więc w tym przypadku mówili o miejscu gdzie zachodzą wszelkie procesy przyczyniające się do wytworzenia wartości dodanej dla klienta. Dotyczy to zarówno klienta wewnętrznego jak również klienta zewnętrznego. A więc w przypadku procesów produkcyjnych, będą to stanowiska, linie, wydziały. W przypadku usług, będą to centra usługowe, czy nawet magazyn w firmie produkcyjnej, który świadczy usługi na rzecz procesów wytwórczych.

Jeśli znalazłeś się już w miejscu, w którym analizowane są zagadnienia, czas byś skupił swoją uwagę na rzeczywistych przedmiotach, a więc na drugim z elementów zasady 3G, a mianowicie na Gembutsu.

Jeśli już dotarłeś do miejsca, gdzie występują problemy, czas byś wziął do ręki przedmioty, dotknął maszyn bądź urządzeń, porozmawiał z pracownikami o tym gdzie leży problem lub co należy zmienić aby Twoje procesy przynosiły jak najlepsze korzyści.

Pracując na rzeczywistych przedmiotach, będziesz w stanie w bardzo szybki sposób znaleźć słabe i mocne punkty, dostrzec wszelkie różnice w stanie rzeczywistym i zestawić je ze stanem oczekiwanym. Baczna obserwacja badanych przedmiotów jest w stanie dostarczyć więcej informacji niż wpatrywanie się długimi chwilami w zdjęcia lub rysunki. Te oczywiście będą stanowiły dodatkową pomoc tak samo jak informacje uzyskane od pracowników funkcjonujących bezpośrednio przy procesie, czy wyrobie.

Ostatnim elementem będzie podczas Gemba Walk, Genjitsu czyli nic innego jak rzeczywiste / realne dane.

Mimo, iż wiele firm w dzisiejszych czasach jest dość mocno zinformatyzowana, dane często trafiają na serwery i przechowywane są w bazach danych niemal w czasie rzeczywistym, to mimo tego, w wielu przypadkach dane te mogą trafiać do nas z opóźnieniem, bądź nie trafiać w ogóle. Może to być oczywiście wynikiem tego, że wiele danych zapisywanych jest w formie tradycyjnej a następnie raportowanych w systemie po pewnym czasie.

Dlatego tak ważne jest by zapoznać się i pracować z najbardziej aktualnymi informacjami spływającymi z procesów. W ten sposób, nie tylko będziemy mieli wgląd w najbardziej aktualne informacje dostarczane przez nasze procesy, ale również będziemy mogli zebrać więcej dodatkowych odpowiedzi u źródła, t.j. porozmawiać z operatorami, pracownikami odpowiedzialnymi za nadzór nad danymi procesami.

Tak więc w tym konkretnym przypadku, będziemy mogli uzyskać jak najwięcej informacji już u samego źródła, tak jak miało to miejsce w przypadku Gembutsu.

O co należy zadbać?

Chcąc skutecznie wykorzystać korzyści płynące z zasady 3G (Gemba, Gembutsu, Genjitsu) należy zadbać o to by następujące elementy były za każdym razem spełnione;

• Obserwuj – będąc w procesie, który chcesz udoskonalić, musisz stać się dokładnym obserwatorem. Mieć przysłowiowo oczy dookoła głowy, tak by skutecznie móc znaleźć i zidentyfikować wszystkie elementy uczestniczące w procesie oraz zależności pomiędzy czynnikami wpływającymi na proces.
  
  
• Rozmawiaj – będąc na obszarze, staraj się rozmawiać jak najwięcej z pracownikami uczestniczącymi bezpośrednio w procesie. Jest to swego rodzaju skarbnica wiedzy, która chcąc nie chcąc jest w stanie dostarczyć wiele odpowiedzi na nurtujące Cię pytania. Nie wiesz jak zadawać właściwe pytania? Skorzystaj z takich narzędzi jak 5Why czy 5W2H, o których pisałem już na moim blogu.
  
  
• Gromadź dane – nie zastanawiaj się jak zebrać dane z procesu, jeśli wcześniej nie miałeś ich dostępnych. Wykorzystaj w tym celu odpowiednio przygotowany arkusz kontrolny, który pomoże dostarczyć Ci dane z bieżącego procesu, okresu, a które w ostateczności będziesz mógł porównać z danymi historycznymi w Twoim procesie. Dzięki temu będziesz mógł odpowiednio zaobserwować zmiany jakie zachodzą w procesach.
  
  
• Testuj, sprawdzaj, działaj – rozmowy z pracownikami czy obserwacje nie przyniosły pożądanych rezultatów. Nadal nie wiesz gdzie i jak powstają różnice w procesie pomiędzy stanem faktycznym a stanem pożądanym. Nic nie stoi na przeszkodzie byś spróbował w sposób empiryczny odtworzyć zmiany jakie nastąpiły w procesach. Nie bój się eksperymentów. Dzięki temu, możesz znaleźć więcej niż Ci się wydaje. Jak to zrobić w prosty i usystematyzowany sposób? Nic innego jak zaplanuj co chcesz zrobić (P), wykonaj zaplanowany eksperyment (D), sprawdź rezultaty (C) i działaj (A) jeśli znalazłeś odpowiedź. A jeśli nie, to nie załamuj się tylko eksperymentuj dalej.
  
  
• Analizuj dane historyczne – działanie to pozwoli Ci na zaobserwowanie czy dane zjawisko wystąpiło już wcześniej. Może nawet da odpowiedź na to co było zrobione, byś nie powielał tych samych czynności ponownie. Porównanie obrazu procesu przed wystąpieniem problemu pozwoli również uzyskać odpowiedzi jak prowadzony był dany proces, jakie czynniki miały na ten proces wpływ (pośrednio bądź bezpośrednio), a następnie czy wprowadzone rozwiązania były dobrane we właściwy sposób. Dlatego tak ważnym jest by gromadzić i przetwarzać oraz analizować dane we wszystkich kluczowych procesach mających bezpośredni wpływ na wynik.

Korzyści ze stosowania zasady 3G

Choć Gemba Walk to dość prosty sposób na uzyskanie odpowiedzi na nurtujące nas pytania, dość często nie jest prowadzona w sposób właściwy. Zdarza się bowiem, że wszystko kończy się na samym spacerze, ewentualnie na obserwacjach a następnie zleceniu czynności bez faktycznego zrozumienia problemu.

Przyznam szczerze, że problem ten najczęściej występuje wśród najwyższego kierownictwa, które często odwołuje się hucznie do stosowania Gemba Walk, a w rzeczywistości kończy się jedynie na spacerze i wskazaniu miejsc do poprawy bez zrozumienia istoty tego co faktycznie dzieje się w procesie.

Dlatego też zastosowanie się do zasad wskazanych w powyższym wpisie pomoże Ci;

• zidentyfikować odchylenia w procesach
• zrozumieć istotę odchyleń / zmian
• zgromadzić dane i informacje
• znaleźć przyczyny
• opracować odpowiednie rozwiązania
• udoskonalić procesy
• uzyskać pożądane korzyści

Jak zapewne zauważyłeś, stosowanie zasady 3G to proste i skuteczne działanie kiedy tylko chcesz rozwiązać problem czy udoskonalać procesy.

Tak więc do dzieła idź do Gemba i zacznij pracować z Gembutsu oraz Genjitsu!