W czasach braku stabilności ekonomicznej wywołanej zawirowaniami gospodarczymi oraz politycznymi, firmy stają często przed dylematem związanym z podjęciem decyzji mających uchronić je przed utratą rynków zbytu dla świadczonych usług lub wyrobów, które są dostarczane do klientów. Widmo utraty zysków wynikających z rosnących kosztów operacyjnych prowadzi do nerwowych ruchów, mających na celu obniżenie kosztów i utrzymanie zysków na dotychczasowym poziomie. Dlatego też, właściwie przeprowadzona analiza wartości, może okazać się kluczem do tego aby ze spokojną głową patrzeć w przyszłość.

Jak rozumieć wartość dodaną? Co się kryje za tym pojęciem? Jak poszukiwać rozwiązań? Na te jaki i inne pytania postaram się odpowiedzieć w poniższym artykule, w ramach którego postaram się wyjaśnić nie tylko czym analiza wartości jest, ale również przedstawić te czynności oraz elementy, które nie przynoszą wartości dodanej w procesach.

Analiza wartości w procesach biznesowych

Aby ustrzec się przed widmem osłabienia pozycji rynkowej, a w efekcie podjęcia niekorzystnych decyzji, których celem jest cięcie kosztów poprzez obniżenie poziomu zatrudnienia lub zmianę zasobów (maszyn lub materiałów) na tańsze odpowiedniki, warto przyjrzeć się z bliska innym możliwościom. Kierujący firmami, zamiast sięgać po najprostsze rozwiązania, powinni w pierwszej kolejności spojrzeć w kierunku, który pozwoli na dogłębne przeprowadzenie analizy poziomu zatrudnienia, a co za tym idzie wykorzystania posiadanych zasobów kadrowych. Warto również przyglądnąć się bliżej strukturze zasobów materialnych w celu znalezienia tańszych, co nie koniecznie może oznaczać, gorszych zamienników, które pozwolą spełnić wszystkie wymagania stojące przed organizacją.

Jest to o tyle istotne, gdyż podejmowanie dość drastycznych i niepopularnych kroków daje niestety krótkotrwałe efekty, a w końcowym rozrachunku prowadzi do zwiększonych kosztów obsługi reklamacji czy też zmniejszonym przychodom z tytułu obniżonej wydajności produkcji.

Ale czy istnieje wyjście z takiej sytuacji? Czy firmy są w stanie podejmować w trudnym okresie decyzje, które nie są brzemienne w skutkach? Otóż okazuje się, że tak. Mimo, iż ograniczanie kosztów w postaci cięć budżetowych na inwestycje, szkolenia czy też kadry wydaje się najłatwiejszym i najszybszym rozwiązaniem, to jednak nie pozbawionym wspomnianych wyżej wad. Dlatego też warto spojrzeć na ten proces z trochę innej perspektywy i skupić swoją uwagę na rozpoznaniu istniejących wewnątrz organizacji elementów dodających wartość (ang. Value Added – VA) oraz tych, które tej wartości nie dodają (ang. Non-Value Added – NVA). Postępowania będziemy więc nazywać analizą wartości w procesach biznesowych.

Wsłuchaj się w głos klienta

Jak zatem zadbać o to by analiza wartości została przeprowadzona w sposób właściwy? Otóż, zanim organizacja podejmie jakiekolwiek decyzje, warto jest by zapoznała się z oczekiwaniami jakie stawia przed nią klient. Prawdę powiedziawszy to klient ostatecznie decyduje o tym czy nasza organizacja będzie miała rację bytu i czy nasze dobra i usługi będą w stanie spełnić jego oczekiwania.

W czasach dużej konkurencji na rynku oraz rosnących cen, ciężko jest podnosić ceny w nieskończoność mając przy tym nadzieję, że klient wyda na dostarczane przez nas towary pieniądze. Pomińmy sytuację gdy firma pozycjonuje się na niszach rynkowych gdzie klient jest gotów zapłacić każdą cenę za dostarczane przez nią wyroby lub usługi. Dyskusyjne mogą okazać się również dobra znajdujące się u podstaw potrzeb piramidy Maslow’a, takie jak choćby żywność. Aczkolwiek obserwując ostatnie trendy to i tu, możemy doszukać się wśród konsumentów / odbiorców, zachowań, które nie będą w stanie zapewnić organizacjom sukcesu związanego ze zbyciem dóbr, a co za tym idzie generowaniem przychodów na odpowiednio wystarczającym poziomie.

Co więc organizacja musi zrobić aby nie zostać zapomnianą? O co firmy powinny zadbać by nadal być konkurencyjne na rynkach zbytu przy osiąganiu zbliżonego poziomu zysków bez podnoszenia cen na swoje dobra lub usługi?

Już na samym początku funkcjonowania czy też wprowadzania wyrobów na rynek, organizacja musi poznać oczekiwania klienta. Będąc bardziej dosadnym, organizacja powinna wiedzieć za co klient jest gotów zapłacić, co dla klienta tak naprawdę stanowi wartość dodaną, że bez zastanowienia sięgnie po nasze produkty. Co bardziej istotne! Mając na względzie tę wiedzę, organizacje muszą zwrócić swoją uwagę na swoje procesy usługowo-wytwórcze, ale przez pryzmat klienta, patrząc na nie właśnie jego oczami.

Analiza wartości na drodze do sukcesu

Analiza wartości pozwala nam rozłożyć procesy na czynniki pierwsze, a następnie przeprowadzić dokładną analizę tego czy dany element w układance będzie stanowił dla klienta wartość dodaną.

Aby na drodze analizy wartości móc stwierdzić, że nasze procesy czy jego elementy stanowią wartość dodaną, musimy mieć pewność, że następujące kryteria zostają spełnione;

• Następuje zmiana właściwości wyrobu lub cechy ze świadczonej usługi,
• Czynności wykonane są poprawnie za pierwszym razem,
• Wykonujemy te czynności, za które faktycznie klient jest gotów zapłacić.

Jeśli, którykolwiek z powyższych punktów nie zostanie spełniony, wówczas mamy do czynienia z czynnościami nie dodającymi wartości. Do tych zaliczać będziemy siedem głównych strat (marnotrawstw) lub czynności prowadzące do powstania MUDA. A są nimi, dla przypomnienia;

• Zbędny ruch
• Nadmierny transport
• Zapasy
• Nadprodukcja
• Nadmierne przetwarzanie
• Generowanie braków
• Oczekiwanie

Dodatkowo do tych strat możemy dodać jeszcze niewykorzystany potencjał, który będziemy rozpatrywać zarówno w kwestii pracowników jak również maszyn.

Narzędziem, które pozwala dogłębnie przeanalizować istniejące procesy i dokonać oceny stanu faktycznego będzie analiza wartości przeprowadzona w postać analizy strumienia wartości (VSM / VSA – eng. Value Stream Mapping / Value Stream Analysis), dzięki której, możliwe jest zmapowanie procesu w całym cyklu obiegu materiałów oraz czynności. Pozawala ona również wskazać miejsca stanowiące tzw. wąskie gardła poprzez określenie wydajności danego kroku procesu a także tworzących się dzięki temu zapasom międzyoperacyjnym WIP.

Walcz z MUDA

Jak zatem obniżyć koszty operacyjne by przeciwdziałać wzrostowi kosztów operacyjnych i utrzymać poziom zysków na stałym poziomie? Wystarczy sięgnąć po rozwiązania, które pozwolą na eliminację wspomnianych strat. Oczywiście Lean Management dostarcza wiele metod oraz narzędzi, wypracowanych na przestrzeni lat, które pozwalają zminimalizować czynności nie dodające wartości (NVA). Wśród nich znajdziesz rozwiązania dostarczane takie jak chociażby;

• SMED
• TPM
• Standaryzacja
• Diagram Spaghetti
• Poka-Yoke
• Kanban
• Oraz wiele innych dostępnych dzięki Lean.

Jest to oczywiście lista zaledwie kilku wybranych narzędzi i technik spośród wielu dostępnych podczas wdrażania filozofii szczupłego zarządzania.

Więcej na temat identyfikacji prowadzenia analizy wartości oraz identyfikacji strat w procesach dowiesz się ze szkolenia “Podstawy Lean Management“. Już teraz zapraszam do szczegółowego zapoznania się z ofertą szkoleń.

Ponadto wsparciem dla metod i narzędzi Lean podczas prowadzenia analizy wartości oraz w walce z czynnościami nie dodającymi wartości (NVA), będą również techniki i narzędzia z zakresu zarządzania jakością czy też metodologia SixSigma nastawiona w głównej mierze na eliminowanie zakłóceń powodujących powstawanie zmienności w procesach wytwórczych.

Należy jednak pamiętać, że siła Lean pochodzi od ludzi biorących udział w kreowaniu i realizacji procesów. Dlatego też kluczem do sukcesu będzie zaangażowanie zespołów podczas prowadzenia analizy wartości, a następnie eliminacji strat i marnotrawstw. Jest to o tyle ważne spostrzeżenie, ponieważ to właśnie pracownicy posiadają największą wiedzę na temat procesów, w których uczestniczą na co dzień. Ta wiedza staje się bardzo pomocna w chwili gdy trzeba poszukać rozwiązań aby coś w procesach poprawić, aby je uprościć lub usprawnić. Z drugiej strony warto pomyśleć jak zaangażować i zachęcić pracowników do tego by brali czynny udział w codziennym funkcjonowaniu organizacji. Warto sięgnąć wówczas po rozwiązania w formie systemu sugestii czy też dzienne plany poprawy obszarów, wzmacniając nie tylko odpowiedzialność pracowników za stanowiska pracy ale wzbudzając przy tym własnościowe podejście do miejsca pracy.

Zachowaj zdrowy rozsądek

Wiemy już zatem czym jest analiza wartości, jak rozumiana jest wartość dodana (VA) i udało nam się zminimalizować czynności nie dodające wartości (NVA), w wyniku czego byliśmy w stanie obniżyć koszty operacyjne i utrzymać zysk na stałym lub większym poziomie. Należy jednak pamiętać, że o ile jest możliwe zmniejszanie udziału czynności nie dodających wartości w procesie o tyle nie będziemy w stanie wyeliminować ich całkowicie, chociażby ze względów technologicznych lub też będziemy musieli zwrócić się ku inwestycjom, które kosztami znacznie przewyższą uzyskane korzyści.

Co za tym idzie zawsze będą istnieć czynności lub procesy, które nie będą generowały dla klienta wartości dodanej, a z punktu widzenia organizacji będą stanowiły koszt. Ale jeśli uda się wyeliminować całkowicie czynności zbędne i zadbać o to by nie pojawiały się one ponownie w procesach, to w dłuższym wymiarze czasu uzyskamy pozytywne rezultaty, które pozwolą organizacji zminimalizować negatywne skutki kryzysu wywołujące wzrost kosztów a w efekcie spadek przychodów prowadzących do braku stabilności finansowej. Ostatecznie pozwoli to uchronić przedsiębiorstwa przed podjęciem trudnych decyzji, o których mowa była na początku niniejszego wpisu.