Pierwszy wpis na moim blogu poświęciłem diagramowi Ishikawy, narzędziu, które jak wspominałem już w tamtym wpisie, wykorzystywane jest do rozwiązywania problemów (ang. Problem Solving). Skoro pochyliłem się już nad tym problemem, czas byśmy przeszli do tego czym analiza problemów faktycznie jest. Dzisiejszy wpis będzie stanowił wstęp do kwestii rozwiązywania problemów, który będzie jednocześnie preludium do całej tematyki związanej z metodami oraz narzędziami do tego wykorzystywanymi.

Wpis ten nie ma jednak na celu przedstawić całego podejścia do tematyki Problem Solving, a jedynie wskazać z czym będziesz mógł spotkać się w przyszłych wpisach na blogu oraz znaleźć dla siebie najlepszą metodę oraz dopasować w odpowiedni sposób narzędzia, które doprowadzą Cię do celu i pozwolą na wyeliminowanie bolączek, z którymi przyjdzie ci borykać się w procesach.

Problem Solving – z czym to się je?

Problem solving to ogólnie rzecz ujmując metodologia rozwiązywania problemów, która w swym zakresie obejmuje odpowiedni zbiór metod i narzędzi służących do ich wyeliminowania jak również ciągłego doskonalenia procesów.

Po skrócie metodologię rozwiązywania problemów można opisać w następujący sposób.

Zwyczajowo przyjmuje się 6 kroków, których wykonanie pozwoli dojść nam do określonego celu. W literaturze możemy się jednak spotkać też z podejściem, kiedy tych kroków jest mniej (5) lub więcej (7). Niezależnie od tego w ilu krokach będziesz chciał zamknąć cały cykl, ważne jest to by został on przeprowadzony skrupulatnie od samego początku do końca.

Szczegółowe omówienie poszczególnych kroków znajdziesz w części drugiej poświęconej tematyce rozwiązywania problemów. W części tej znajdziesz również informację na temat tego, jak stosowane metody pokrywają się z poszczególnymi krokami metodologii. Przedstawię Ci również zestawienie narzędzi, które wykorzystuję w poszczególnych krokach.

Metody rozwiązywania problemów

Jak to w życiu bywa, metod wykorzystywanych przy rozwiązywaniu problemów jakościowych istnieje wiele. Ja jednak chciałbym skupić się na kilku z nich, które moim zdaniem są najbardziej popularne, a co za tym idzie są najczęściej wykorzystywane.

Oczywiście dobór metody będzie mocno zależał od różnych czynników takich jak;

• rodzaj problemu (reklamacja, problem wewnętrzny, niezgodność z audytu czy optymalizacja procesów)
• poziom skomplikowania problemu
• dostępność zasobów (zarówno tych materialnych jak i niematerialnych)
• posiadanym czasie potrzebnym do rozwiązania problemu

A więc do rzeczy.

Metoda 8D

Najbardziej popularną i najczęściej spotykaną jest metoda 8D (ang. 8 Disciplines), polegająca na rozwiązaniu problemu w 8 podstawowych i zdefiniowanych krokach, którymi są;

D1 – zdefiniowanie zespołu biorącego udział w analizie problemu

D2 – określenie problemu zawierające również opis części lub procesów, które podlegają analizie problemów (5W2H, Pareto, Histogram, karty statystyczne Shewhart’a, diagram przebiegu w czasie)

D3 – określenie działań tymczasowych, mających na celu zabezpieczenie proces / produktu / klienta

D4 – analiza niezgodności (FTA, Ishikawa, 5Why?, analiza korelacji)

D5 – określenie potencjalnych działań naprawczych (Corrective Actions)

D6 – wdrożenie działań naprawczych w raz z ich walidacją (PDCA)

D7 – wdrożenie działań działań zapobiegawczych (Preventive Actions) oraz ich walidacja (PDCA)

D8 – Podsumowanie analizy problemu (Lessons Learned)

Celowo nie wskazałem tutaj kroku D0, który często pojawia się przy okazji przedstawiania i omawiania powyższej metody. Był to zabieg celowy z mojej strony aby nie powodować niepotrzebnych niedomówień, że kroków miało być 8 a jest 9. Dodatkowo krok D0 to nic innego jak zaplanowanie procesu analizy problemu, a więc krok, który tak czy inaczej musi nastąpić zawsze kiedy chcemy przeprowadzić jakikolwiek proces czy projekt.

Reasumując, metoda ta jest najbardziej popularna, co wspomniałem na początku, ponieważ jest ona podstawą raportu 8D stosowanego szeroko w przemyśle automotive do komunikacji z klientem. Ponadto z metodą tą możesz spotkać się również w przypadku prowadzenia procesu Problem Solving przy stosowaniu G8D opracowanego przez Forda.

Innym przykładem będzie QRQC (ang. Quick Reaction Quality Control), który został opracowany przez Nissana.

Niezależnie od nazwy podejście do rozwiązywania problemów przy wykorzystaniu metody 8D będzie prowadzone w ten sam sposób.

DMAIC

Kolejną metodą, która będzie stosowana przy tematyce Problem Solving, jest metoda zbudowana na potrzeby projektów Six Sigma aczkolwiek nie tylko. Generalnie rzecz ujmując, DMAIC wykorzystywany będzie zazwyczaj tam gdzie będziemy mówić o projektach usprawniających procesy. Co kryje się za tym akronimem? Zobaczmy:

D – Define – czyli zdefiniowanie projektu lub problemu, który jest analizowany.

M – Measure – to skupienie się na pomiarze danych pochodzących z procesu

A – Analyse – analiza danych w celu określenia przyczyn źródłowych problemu / odchyłek w procesie

I – Improve – zaplanowanie przetestowanie oraz wdrożenie działań doskonalących

C – Control – wdrożenie elementów kontrolujących skuteczności zastosowanych działań

Alternatywną wersją stosowaną podczas rozwoju i wdrażania nowych produktów będzie DMADV. Ale o szczegółach oraz różnicach pomiędzy obiema metodami w przyszłych wpisach.

Kobetsu Kaizen

Ostatnią z metod, o których chciałbym dziś wspomnieć przy okazji Problem Solving będzie Kobetsu Kaizen. Mniej znana i równie rzadko stosowana, ponieważ stosowana głównie do prowadzenia usprawnień na poziomie prowadzenia TPM. Jednak podejście Kobetsu Kaizen to zastosowanie, które sprawdza się równie dobrze w przypadku zarządzania mniejszymi projektami usprawniającymi, a w połączeniu z arkuszem jednostronicowym A3 stanowi równie doskonałe narzędzie radzenia sobie z problemami.

Sama metoda jest jednak często stosowana, tak jak ma to miejsce w przypadku DMAIC, przy rozwiązywaniu problemów podczas doskonalenia procesów. Jak wiadomo słowo Kaizen oznacza w wolnym tłumaczeniu zmiany na lepsze, w chwili gdy Kobetsu to w tłumaczeniu – szczególny przypadek. Jak widać, będziemy w tym przypadku mówili o “zmianie na lepsze szczególnych przypadków” :). Brzmi dziwnie lecz nie zmienia to faktu, że cel jest słuszny.

Z czego składa się więc Kobetsu? Różnica od przedstawionych powyżej metod jest nieznaczna. Kluczowe jest więc zastosowanie odpowiednich etapów, które prowadzą do rozwiązania problemów.

Krok 1 – zdefiniowanie problemu

Krok 2 – określenie obecnej sytuacji

Krok 3 – zaplanowanie celu / sytuacji pożądanej

Krok 4 – etap składający się z 3 podetapów;

• analiza przyczyn źródłowych
• zaplanowanie rozwiązań
• określenie planu działań

Krok 5 – przetestowanie zaplanowanych i wdrożonych działań

Krok 6 – potwierdzenie wyników

Krok 7 – Podsumowanie analizy problemu (Lessons Learned)

Jak zapewne zauważyłeś, “diabeł tkwi w szczegółach”. Metody choć stosowane w różnych podejściach nie różnią się od siebie tak bardzo w swoim ogólnym założeniu. Oczywiście, mógłbym tu przedstawić jeszcze kolejne metody takie jak Simplex czy TOSIDPAR, ale nie widzę w tym większego sensu.

Moim celem było raczej przedstawienie metod, które nie tylko najczęściej są stosowane ale są również powiązane ściśle z tematyką zarządzania jakością, Lean oraz Six Sigma.

Narzędzia problem solving

W przypadku prowadzenia procesu problem solving, stosowane może być wiele narzędzi, które będą wspomagały przedstawione powyżej metody.

Nie będę przedstawiał szczegółów każdego z narzędzi. Te zaprezentuję w oddzielnych wpisach. Aby podsumować jednak dzisiejszy wpis, spójrz proszę na poniższe zestawienie.

Oczywiście przedstawione powyżej narzędzia nie wyczerpują tematu, są jednak najbardziej popularnymi, a co za tym idzie najczęściej wykorzystywanymi do rozwiązywania problemów.

Podsumowanie

Reasumując. Niezależnie, którą metodę Problem Solving zdecydujesz się zastosować, musisz pamiętać, że nie warto “wywarzać drzwi otwartych na oścież”. Nie zawsze trzeba poświęcać czas i angażować zasoby do tego by rozwiązać problem za pomocą jednej szczególnej metody. Będzie to miał miejsce choćby w przypadku, gdy problem jest bardzo oczywisty lub potrzebne jest natychmiastowe wdrożenie działań naprawczych, wówczas może warto zastanowić się nad zastosowaniem samych narzędzi, przedstawionych poniżej.

Oczywiście należy zawsze pamiętać, niezależnie od doświadczenia i posiadanej wiedzy, że analiza problemu musi być odpowiednio zaplanowana, opierać się na danych, liczbach i faktach a działania powinny zostać skrupulatnie wdrażane i monitorowane.

Temat Problem Solving jest bardzo obszerny. Dzisiejszy wpis to jedynie zasygnalizowanie i ogólne przedstawienie podejścia do analizy i rozwiązywania problemów. Jeśli znalazłeś tu narzędzia, które stosujesz na co dzień w swojej pracy, to zapewne niewiele mogło Cię zaskoczyć.

Jeśli jednak udało mi się przedstawić coś nowego, coś co mogło Cię zainteresować to zapraszam do dalszego śledzenia moich wpisów, w których przedstawię szczegółowo zastosowanie poszczególnych metod i narzędzi. Z pewnością zachęcam Cię do zapoznania się z częścią drugą niniejszego wpisu, która pojawi się już niebawem.