W części pierwszej poświęconej metodologii Problem Solving, przedstawiłem wstępnie kolejność postępowania przy rozwiązywaniu problemów. Omówiłem również wstępnie najczęściej wykorzystywane metody, również też te, które stosuję w codziennej pracy jak i narzędzia wspomagające poszczególne etapy.

Dzisiaj skupię się na szczegółach. Wpis ma na celu przejście przez metodologię Problem Solving krok po kroku. Przedstawię również, które elementy metod oraz jakie narzędzia wykorzystywane są na poszczególnych etapach metodologii Problem Solving w celu skutecznego rozwiązania problemów.

Tak więc do dzieła.

Problem Solving

Etap 1

Zdefiniuj problem

Tak jak wspomniałem w poprzednim istotne jest to by określić w tym momencie skalę problemu z jakim przychodzi nam się mierzyć. Dzięki temu będzie można zidentyfikować jakie metody i narzędzia, będą nam potrzebne w celu przejścia przez poszczególne kroki metodologii aż do momentu w którym możemy stwierdzić, że udało się osiągnąć sukces. Oczywiście, tak jak pisałem wcześniej nie ma sensu „wywarzać drzwi otwartych na oścież”. Co to oznacza? Należy zwrócić uwagę jak bardzo skomplikowany jest problem, zidentyfikować cele jakie chcemy osiągnąć i zaplanować dalsze kroki.

Jeśli mamy do czynienia z problemem, który jest „oczywisty”, a więc wiemy z czym przychodzi nam się mierzyć, a przyczyny wystąpienia problemu są oczywiste, nie zawsze będziemy musieli przechodzić do rozwiązania problemu w sposób strukturalny zgodnie z etapami Problem Solving. Co innego gdy problem jest bardziej skomplikowany, będziemy mieli do czynienia z reklamacją, rozwiązywali problem wewnętrzny (np. duży volumen scrap, powtarzający się błąd) lub naszym celem jest usprawnienie, procesu wytwórczego lub produktu, wówczas warto podejść do tego w sposób formalny.

Jak to wygląda w rzeczywistości. Zerknijmy na schemat poniżej.

Etap 2

Przeanalizuj problem

Wiesz już jak zdefiniować problem. Teraz czas na kolejny krok – analiza. Na tym etapie przejdziemy do pracy, która będzie kluczowa z punktu widzenia zrozumienia i rozwiązania problemu. Bez skutecznego dojścia do przyczyn źródłowych nawet przy wykorzystaniu najlepszej metody niezbędnej do przeprowadzenia Problem Solving nie zdołasz skutecznie wdrożyć działań, które pozwolą Ci na skuteczne wyeliminowanie problemu lub poprawienie efektywności procesu.

Prowadząc analizę przyczyn powstania problemu, musisz mieć świadomość rozdzielenia potencjalnych przyczyn od przyczyn źródłowych. Przyczyny potencjalne, mogą powodować zakłócenia a w efekcie prowadzić do wdrożenia niewłaściwych działań. Efekt końcowy będzie więc różny od zamierzonego, a docelowo może nawet spowodować pogorszenie wyników naszego procesu. W związku z tym, analiza przyczyn źródłowych staje się drugim najważniejszym etapem po zdefiniowaniu problemu.

Poniższy schemat przybliża kolejne kroki w poszczególnych metodach oraz wykorzystywane w tym celu narzędzia.

Etapy 3 i 4

Zaplanuj możliwe działania oraz wybór i planowanie działań

Ok. Wiemy już jakie przyczyny źródłowe przyczyniają się do powstania naszych problemów. Czas więc zastanowić się jakie działania należy wprowadzić aby skutecznie wyeliminować powstałe przyczyny. Metodologia Problem Solving, rozdziela ten etap na trzy osobne. Czy słusznie? Osobiście uważam, że tak. Należy bowiem spokojnie i z rozsądkiem podchodzić do planowania działań. Wskazane jest by działania, które chcemy wdrożyć były dobrze przemyślane, przeanalizowane zostały wszystkie zalety i wady wprowadzanego rozwiązania jak również szanse i ryzyka. Oczywiście nie ma potrzeby budować analizy SWOT, wystarczy zwykła burza mózgów, ale będzie to wymagało rzetelnej i spójnej pracy zespołu.

Ponadto, określenie możliwych działań będzie wymagało przede wszystkim analizy skuteczności tych, które zostały wdrożone. Ale te czynności pojawią się w następnym kroku.

Mamy już określone potencjalne rozwiązania, czas więc zaplanować ich wdrożenie i oraz zdefiniować czas a także odpowiedzialnych za inch wykonanie. Zespół, który uczestniczy w analizie problemu, musi być na tym etapie zaangażowany przede wszystkim w określenie posiadanych oraz niezbędnych zasobów, które będą potrzebne w kolejnych etapach.

Jak więc prezentować się będzie etap trzeci i czwarty analizy problemów? Spójrzmy poniżej.

Etap 5

Wdrożenie działań

Mamy już określone potencjalne rozwiązania, czas więc zaplanować ich wdrożenie i oraz zdefiniować czas a także odpowiedzialnych za inch wykonanie. Zespół, który uczestniczy w analizie problemu, musi być na tym etapie zaangażowany przede wszystkim w określenie posiadanych oraz niezbędnych zasobów, które będą potrzebne w kolejnych etapach.

Poniższa grafika przedstawia poszczególne elementy metod oraz narzędzia, które będą brane pod uwagę na tym etapie Problem Solving.

Etap 6

Ocena skuteczności

Ostatnim etapem będzie ocena skuteczności zaplanowanych działań. Jest to etap, który zabiera najwięcej czasu, ponieważ będzie on wymagał zbierania danych z procesu. Tylko na tej podstawie będziesz mógł sprawdzić czy przeprowadzona przez Ciebie analiza przyczyn źródłowych oraz wdrożone działania są odpowiednie do wyeliminowania przyczyny powstawania problemu oraz czy działania zapobiegawcze nie doprowadziły do pojawienia się problemu ponownie w przyszłości.

Co dalej?

Oczywiście tylko gdy tylko potwierdzi się, że analiza została wykonana w sposób właściwy a wdrożone działania przyniosły zakładane rezultaty, wówczas warto zastanowić się nad tym czy w Twoim obszarze produkcyjnym lub dla innego produktu możliwe jest wystąpienie tych samych problemów. Warto się wówczas zastanowić nad tym, czy wdrożone rozwiązania mogą zostać przeniesione na te właśnie obszary.

Podsumowanie

Niezależnie od tego jak podejdziemy do rozwiązywania problemów, wręcz wskazane jest by całą analizę dobrze zaplanować, śledzić i kontrolować. Jak to zrobić? Z rozwiązaniem przychodzi cykl PDCA, ten sam, który wykorzystywany jest również na poszczególnych etapach prowadzonej analizy Problem Solving.

Z opisem przedstawionych w części pierwszej oraz drugiej poświęconej metodologii Problem Solving, metod oraz narzędzi będzie zapoznam Cię przy okazji przyszłych wpisów. Będą to artykuły przygotowane i omówione tak jak ma to miejsce w przypadku diagramu Ishikawy.

Zapraszam do lektury 🙂