Cykl Deminga, czy też bardziej znany pod nazwą cykl PDCA, to jedno z tych narzędzi, które jest tak dobrze znane, nie tylko w świecie ludzi zajmujących się jakością, Lean Management czy ciągłym doskonalenie. Sam cykl często wspominany jest przez osoby z innych dziedzin czy zawodów przy okazji podejmowania różnych inicjatyw czy projektów. Wydaje się więc, że narzędzie to wpisało się na stałe do słownictwa inżynierów, menadżerów czy też szeregowych pracowników.

W czym więc tkwi przyczyna dla której chciałbym się pochylić dzisiaj nad tym tematem? Czy jest sens odkrywania koła na nowo? Otóż nie! Moim zamiarem jest przybliżenie narzędzia w sposób, który doprowadzi do tego, że zamiast mówić o cyklu Deminga, będziesz z niego korzystał, czy to przy okazji rozwiązywania problemów, wdrażania nowych rozwiązań, prowadzenia projektów czy wreszcie uczestnicząc w ciągłym doskonaleniu procesów.

Czym jest cykl PDCA?

Oczywiście nie mogę przejść do dalszej części bez krótkiego wspomnienia o tym czym jest cykl Deminga. Jak sama nazwa już wskazuje, jest to narzędzie stworzone przez W. E. Deminga, który uznawany jest w wielu kręgach za prekursora i mentora w dziedzinie zarządzania jakością oraz ciągłego doskonalenia. I rzeczywiście coś w tym jest, ponieważ sam Deming uznawany jest za jedną z najważniejszych, nie pochodzących z Japonii osób, która zajmuje szczególne miejsce w historii kraju kwitnącej wiśni. Zapracował sobie na to miano dzięki swojemu wkładowi w odbudowę gospodarki Japonii po II wojnie światowej poprzez wdrożenie szeregu zmian w przemyśle przy wykorzystaniu statystycznej kontroli procesów.

Nie inaczej sprawy miały się również jeśli chodzi o opracowaną przez Deminga strategię wprowadzania zmian za pomocą zaproponowanego przez siebie narzędzia składającego się z 4 podstawowych elementów, które niezmiennie przetrwały do dnia dzisiejszego. Mało tego wpisały się one w kanon doskonalenia tak bardzo, iż często wykorzystywane są przy wszelkich działaniach, w których wymagane jest systemowe podejście do realizowanych zadań.

Przyjrzyjmy się więc z bliska czym cykl PDCA jest. Jak już wspomniałem powyżej jest to narzędzie stanowiące element ciągłego doskonalenia procesów. Składa się on z czterech nierozerwalnie następujących po sobie kroków, które przedstawione zostały na poniższym diagramie.

Jak należy więc rozpatrywać powyższe punkty cyklu i w jaki sposób postępować, by cały cykl przebiegł w sposób skuteczny i niezakłócony? Prześledźmy więc poszczególne kroki z osobna.

PLAN

Pierwszym elementem jest zaplanowanie działania. Należy jednak pamiętać, że sam plan musi być usystematyzowany i sprecyzowany. To o czym musimy pamiętać na etapie planowania to nie tylko kwestia samego rezultatu, a więc celu do którego dążymy, ale również pełne rozpoznanie w następujących kwestiach;

• Identyfikacja i analiza problemu lub zagadnienia. Z pomocą może na tym etapie przyjść chociażby narzędzie w postaci 5W2H, o którym wspominałem przy okazji innego wpisu,
• Rozpoznanie procesu, na którym prowadzone będą działania, nie tylko pod kątem doszukiwania się jego mocnych i słabych stron ale również szans i zagrożeń jakie mogą wynikać z podjętych działań. Warto więc będzie przy tej okazji sięgnąć chociażby po analizę SWOT czy też przeprowadzić pełną analizę ryzyka,
• przedyskutuj hipotezę / hipotezy, które mają wpływ na problem lub zagadnienie,
• wybierz jedną, którą uważasz, że powinieneś zająć się w pierwszej kolejności,
• określ oczekiwane rezultaty zaraz po tym jak zdefiniujesz sposób postępowania.

DO

To nic innego jak „wykonaj / zrób”. Nie chodzi tu jednak o to by wdrożyć wszystkie zaplanowane rozwiązania z pierwszego etapu w życie i zamknąć projekt w dwóch krokach. Choć niestety i tak często się dzieje. Możliwe, że wynika to z pośpiechu, może też z błędnego tłumaczenia, a może z niezrozumienia sposobu postępowania w cyklu PDCA. Niezależnie jednak od przyczyn, ten krok jest dopiero etapem testowania wskazanych podczas planowania hipotez.

Co więc będziemy potrzebować? Wszystkich niezbędnych zasobów do tego by sprawdzić w kontrolowanych warunkach czy postawione przez nas hipotezy sprawdzają się i czy doprowadzą nas do upragnionego celu.

Reasumując! Nie idź na skróty!

CHECK

Nadszedł czas na analizę! W tym momencie, gdy wszystkie testy z uprzedniego kroku zostały zakończone, nadszedł czas na przeanalizowanie zebranych podczas testowania danych. Porównanie wyników oraz ocenę zaplanowanego rozwiązania (hipotezy). W razie potrzeb, gdy wynik okaże się niezadowalający, należy wrócić do etapu planowania i zastanowić się;

• czy postawione hipotezy były słuszne,
• czy dostępne były wszystkie dane wejściowe i czy były one rzetelne,
• czy istnieją alternatywne hipotezy.

Jeśli nie jesteś w stanie przeprowadzić wszystkich testów jednocześnie, jest to moment by również cofnąć się krok wstecz do etapu DO i sprawdzić kolejne postawione hipotezy.

Ostatnim ważnym aspektem na tym etapie będzie również przegląd i analiza ryzyk, które mogą mieć wpływ na wykonalność projektu. Rezultat negatywny, powinien cofnąć nas do pierwszego etapu i ponowny przegląd stanu obecnego wraz planowaniem.

ACT

Działaj! Można powiedzieć, że jest to zwieńczenie naszego wysiłku. Jeśli okazuje się, że wszystkie postawione hipotezy i zaplanowane rozwiązania zakończyły się powodzeniem, to czas wdrożyć je w życie jako rozwiązania docelowe.

Nie zamyka to nam jednak drogi do dalszego doskonalenia naszych procesów, zgodnie z wizją dążenia do ideału. Ponadto należy przekuć wdrożone rozwiązania na standardy, a następnie podtrzymać gromadzenie i analizę danych. Może się bowiem okazać, że nasze wdrożone rozwiązania były jedynie skuteczne w krótkim przedziale czasu, natomiast na dłuższą metę nie sprawdzają się tak jak sobie tego życzymy. Warto więc sięgnąć w takim przypadku ponownie po cykl PDCA i przeprowadzić całą procedurę ponownie.

Podsumowanie

Jak zapewne zauważyłeś cykl PDCA nie jest narzędziem z kosmosu, nie wymaga szczególnej wiedzy, a jedynie stawia na odpowiednie przeprowadzenie procesu doskonalenia procesów w prosty lecz usystematyzowany sposób.

Nie daj się przekonać, że dwa pełne kroki prowadzą do rozwiązania problemu czy wdrożenia projektu, bowiem wdrażając wszystkie rozwiązania już na etapie DO, przyjmując je jako pewnik, bez uprzedniego testowania doprowadzą tylko do porażki.

Mam nadzieję, że to krótkie przypomnienie, jak korzystać z cyklu PDCA będzie stanowiło wartościową wskazówkę podczas poruszanych przez Ciebie zagadnień.

Powodzenia!