Dzisiejszy wpis, jest częściowo dodatkiem do poprzednich artykułów poświęconych tematyce Problem Solving. Niezależnie od tego czy rozwiązujesz problem pracując jako inżynier jakości, usprawniasz procesy jako specjalista ds. Lean Manufacturing czy jako lider Kaizen, musisz mieć świadomość tego jak ważne jest budowanie zespołu.

Nie jest to jedynie kwestia doboru odpowiednich osób, właściwe ich kierowanie oraz dbanie o właściwe relacje. To również ogrom pracy, którą jako moderator lub lider musisz wykonać w celu właściwego poprowadzenia pracy Twoich współpracowników by wysiłki Twoje jak i całego zespołu nie poszły na marne. By nie doszło do „wypalenia” i rezygnacji w dążeniu do ustalonego celu, a wynik wspólnej pracy nie tylko przyniósł pożądane rezultaty, ale również zaowocował w przyszłości chęcią do podejmowania wspólnych działań, niezależnie od tego czy rozwiązujesz problemy, udoskonalasz procesy czy też rozwijasz nowe pomysły.

Od czego zacząć budowanie zespołu?

Wyznaczone cele

Zanim zaczniesz przygotowania do wybrania członków do Twojego zespołu, musisz najpierw określić się co będzie podstawą Twojej pracy. Ważne jest to by w sposób jasny i zrozumiały zdefiniować to czego oczekują od Ciebie sponsorzy, czyli nic innego jak cel, na którego potrzeby zespół jest tworzony.

Cele wyznaczone przez beneficjentów wyników Twoich wysiłków mogą być zróżnicowane, jednakże wszystkie muszą spełniać przede wszystkim podstawowe cechy

• jasne i zarozumiałe,
• nie mogą być zbyt złożone,
• być właściwie zakomunikowane,
• powinny stanowić wyzwanie,
• pozwolą przekonać członków zespołu.

Wiesz już jak określić i dobrać cele, ale na tym nie koniec. Sporo pracy nadal przed Tobą. Budowanie zespołu to proces wieloetapowy wymagający tego by Twój zespół funkcjonował w sposób efektywny.

Zorientowanie na procesy

Budowanie zespołu jest procesem samym w sobie, jednakże bardziej kluczowe jest to by zespół, który będziemy kreowali do realizacji zadań i osiągania wymaganych celów był skoncentrowany na procesach. Co to oznacza? Reklamacja czy problem wewnętrzny będzie wymagało od nas przeprowadzenia procesu rozwiązania tego problemu (wspomniane we wcześniejszych wpisach Problem Solving). To samo będzie miało miejsce w przypadku usprawniania procesów czy wdrażania kolejnych rozwiązań zgodnie z metodologią ciągłego doskonalenia (ang. Continuous Improvement).

Poniższa grafika, prezentuje rolę zespołu w procesach. Dla lepszego zobrazowania, posłużyłem się diagramem „żółwia”, w celu opisania procesów oraz zależności zasobów potrzebnych do ich realizacji.

Jak możesz zwrócić uwagę, budowany zespół (zaznaczony na czerwono) stanowi integralną część prowadzonego przez Ciebie procesu, w tym przypadku procesu rozwiązywania problemu. Ważne jest oczywiście również to, by znać wszystkie możliwe powiązania między celami a rezultatami będącymi wynikiem poszczególnych procesów.

Efektywny zespół

Jaki jest zatem dobrze zbudowany zespół? Jakie są kluczowe cechy zespołu, który jest w stanie w sposób zorganizowany i efektywny podchodzić do tematyki rozwiązywania problemów czy realizacji zadań związanych z usprawnianiem procesów?

Poniższa schemat przedstawia elementy efektywnego zespołu. Elementy, o których musisz zawsze pamiętać budując zespół.

Skład zespołu – podział ról

• Moderator – osoba, która będzie nadzorowała i wspierała prace zespołu nad rozwiązywaniem problemu czy też doskonaleniem procesu. Jest to też osoba odpowiedzialna za budowanie zespołu w chwili zdefiniowania problemu. W przypadku reklamacji (wewnętrznej czy też zewnętrznej) rolę moderatora będzie najczęściej pełnił Inżynier / Specjalista ds. Jakości. W przypadku doskonalenia procesów, będzie nim Specjalista ds. Lean / Kaizen.
• Lider – dość często pełniący również rolę moderatora. To osoba odpowiedzialna przede wszystkim za kierowaniem prac zespołu. Jego odpowiedzialnością będzie rozdzielanie zadań i przypisywanie odpowiedzialności, a także określanie czasu i rozliczanie z terminowości wykonania. Liderem będzie zatem osoba odpowiedzialna za obszar, na którym występuje problem lub też, który podlega procesowi doskonalenia.
• Członkowie zespołu – pracownicy szeregowi, technicy, specjaliści i inżynierowie biorący udział przy rozwiązywaniu problemu. Członkowie to najczęściej osoby z różnych obszarów organizacji, tworzący tzw. zespół interdyscyplinarny. Ich rolą jest wniesienie do prac zespołu specjalistyczną wiedzę niezbędną do rozwiązania problemu lub udoskonalenia problemu. Są również odpowiedzialni za realizację wyznaczonych im zadań przez Lidera.

Cechy zespołu

• Jasna komunikacja – będzie zależna w głównej mierze od Moderatora i Lidera. Opis problemu, cele, zadania oraz termin wykonania powinny być jasno komunikowane członkom zespołu na każdym etapie prowadzonych prac. Jasna komunikacja, jest również istotną kwestią pomiędzy członkami zespołu. Należy zadbać o to by małe konflikty czy też niedomówienia nie eskalowały.
• Różnorodność – budowanie zespołu powinno opierać się przede wszystkim na różnorodności jego członków tworzących tzw. zespół interdyscyplinarny. Różnorodność, tyczy się również ról poszczególnych uczestników zespołu, jak również zadań im przypisywanych. Należy unikać dobierania do zespołu członków tylko z jednego obszaru / działu, ponieważ ich wkład w ewentualne rozwiązania może być ograniczony, a istota problemu może w łatwy sposób zostać niezauważona. Różnorodność przypisywanych zadań, pozwoli również wzmocnić poczucie odpowiedzialności i oczekiwanie członków, że „kolega wykona robotę za mnie”.
• Wzajemne zaufanie – budowanie zespołu musi opierać się na wzajemnym zaufaniu jego członków jak również wzajemnym zaufaniu Lidera / Moderatora i zespołu. Jakiekolwiek nieścisłości i możliwe konflikty pomiędzy członkami zespołu będą oddziaływać negatywnie na wykonalność zadań a ostatecznie nie będą prowadziły do postawionego przed zespołem celu. Efektem będą częste konflikty, które wpłyną również negatywnie na atmosferę panującą w zespole. Zespół musi mieć do siebie zaufanie, że wspólna praca, którą wykonują jego członkowie nie idzie na marne, a każdy z członków przykłada się do swoich obowiązków w równym stopniu.
• Pozytywna atmosfera – będzie zależała w głównej mierze od członków zespołu, jasności postawionych przed zespołem celów i zadań, a także opierała się na wzajemnym zaufaniu. Cel ten może być osiągnięty wówczas, gdy kryzysy będą za czasu „gaszone” a tym samym wzmacniane będzie wzajemne zaufanie członków zespołu.

Zadania

• Przypisanie ról i obowiązków – w zależności od celu, który zamierzamy osiągnąć, należy przypisywać zróżnicowane role i obowiązki odpowiednie dla członków zespołu. Dlatego też jest tak istotne by budowany zespół składał się osób, które będą miały wiedzę, umiejętności i narzędzia do tego, aby wykonać wyznaczone zadania.
• Efektywne podejmowanie decyzji – „czas to pieniądz”, dlatego też tak bardzo istotne jest by decyzje co do kwestii związanych z wyborem rozwiązań czy wprowadzania działań nie leżały jedynie na barkach Lidera czy Moderatora. Efektywne podejmowanie decyzji pomoże w szybszym rozwiązaniu problemu czy ulepszeniu procesów.
• Zarządzanie kryzysem – główna rola Moderatora i / lub Lidera. Zarządzanie kryzysem jest kluczowe przede wszystkim z punktu widzenia zachowania pozytywnej atmosfery i utrzymania zaufania pomiędzy członkami. Zarządzanie kryzysem nie może jednak ograniczać się do reaktywnej roli Lidera czy Moderatora, ale także do proaktywnego wzmacniania poczucia wspólnego dążenia do postawionego przed członkami zespołu celu jak również poczucia skuteczności realizowanych zadań. Motywowanie członków zespołu będzie odgrywało więc kluczową rolę w całym procesie.

Od czego więc zależna będzie efektywność zespołu? Będzie ona wynikiem iloczynu dwóch czynników – zaangażowania oraz zdolności do realizacji zadań. Jeśli uda Ci się wpłynąć na jeden z czynników w pozytywny sposób, wpłyniesz wówczas na zwiększenie efektywności postawionych przed Tobą zadań. Innymi słowy efektywność zespołu będzie zależała od tego jakie jesteś w stanie stworzyć warunki do osiągania postawionych przed zespołem celi oraz zdolności do ich wykonania.

Podsumowanie

Jak możesz zwrócić uwagę, budowanie zespołu jest niesamowicie istotne z punktu realizacji zadań czy stawianych celów, które jako lider musisz rozwiązać. Zbudowanie skutecznego i efektywnego zespołu nie może opierać się wyłącznie na doborze ludzi z najbliższego otoczenia, którzy mogą się nam wydawać odpowiedni do realizacji zadania. Proces ten jest często obarczony dość wnikliwą analizą tego, kogo tak naprawdę będziemy potrzebowali, aby skutecznie zrealizować poszczególne zadania.

Reasumując. Aby zbudować zespół, pracujący w sposób efektywny musisz mieć na względzie obszary takie jak;

1. Zdefiniowane role i cele zespołu
2. Zidentyfikowane procesy i zadania
3. Określone odpowiedzialności
4. Dopasowany sposób zarządzania
5. Ustalona rola lidera / moderatora
6. Odpowiednie myślenie i postawy

Budowanie zespołu to ciągły proces podlegający zmianom. Warto jednak angażować się nie tylko w kreowanie zespołu, ale również jego rozwój i zwiększanie świadomości. Rezultaty przyjdą szybciej niż myślisz.