W poprzednim wpisie przedstawiłem opcje oprogramowania dla inżyniera, które w głównej mierze skupiały się na darmowych opcjach pozwalających zastąpić komercyjne oprogramowanie takie jak Excel czy MiniTab. Dzisiaj chciałbym kontynuować ten temat przedstawiając oprogramowanie dla inżyniera, które z powodzeniem może zostać wykorzystane w sytuacjach innych niż analiza danych z procesu czy budowanie modeli statystycznych.
Świat inżyniera jakości, specjalisty ds. ciągłego doskonalenia, czy wreszcie każdego innego specjalisty w organizacji to codzienne wyzwania polegające w pewnym stopniu na prowadzeniu mniejszych czy większych projektów. W związku z tym przydadzą się narzędzia, które nie tylko ułatwią pracę, ale pozwolą również na sprawną i czytelną komunikację pomiędzy uczestnikami projektów.
Tak więc przyjrzyjmy się wspólnie jakie jeszcze rozwiązania mogą być dla Ciebie przydatne.
Którą drogę obrać? Czyli mapowanie procesów.
Niezależnie od tego, czy tworzysz procedurę, prowadzisz projekt czy też budujesz przepływ procesu, dobrze by było zbudować do tego road mapę, która pozwoli w sposób zwięzły oraz przejrzysty przedstawić ścieżkę jaką dany proces musi podążać.
Oczywiście nie od razu siądziesz do komputera i nie zaczniesz przelewać swoich pomysłów na ekran komputera rysując schematy, strzałki i układy zależności. W pierwszej kolejności Twój projekt zostanie zwizualizowany na arkuszu A0 przy użyciu markerów i/lub karteczek samoprzylepnych, czyli tzw. post-it.
Ok. Masz już gotowy projekt, ale co zrobić kiedy trzeba Twój pomysł przedstawić kolegom na drugim końcu świata? Oczywiście można zrobić zdjęcie tego co rozrysowałeś z zespołem na flip chart. Ale czy jest to profesjonalne? Czy będziesz w razie czego w stanie nanieść uwagi czy zmiany? Nie. Dlatego potrzebujesz w tym celu rozwiązań jakie dostarcza Ci świat IT. W końcu żyjemy w XXI wieku w świecie komputerów, tabletów, telefonów komórkowych, a jak wiadomo każda przestrzeń musi zostać zagospodarowana.
W związku z tym do Twojej dyspozycji jest wiele rozwiązań, zarówno komercyjnych jak i darmowych, które pozwolą na zwizualizowanie mapy myśli, opisać proces czy zaprojektować przepływ wartości.
Pierwszym rozwiązaniem jakie zapewne przychodzi Ci do głowy to Visual Studio. Oczywiście, jest to najbardziej popularne i chyba obecnie jedno z najlepszych rozwiązań dostępnych na rynku, ale w przeciwieństwie do Excel czy Word oprogramowanie to nie stanowi części integralnej pakietu MS Office i trzeba za nie dodatkowo płacić. Wiele firm w związku z tym rezygnuje z tego rozwiązania, w związku z czym utrudnia to codzienną pracę.
Oczywiście Visual Studio nadal dostępne jest w wersji online dla MS Office w pakiecie Business, ale jest bardzo mocno ograniczone. W jaki sposób więc można sobie poradzić? Oczywiście z rozwiązaniem może przyjść Excel, Word czy nawet Power Point. Ale czy jest to rozwiązanie godne prawdziwego profesjonalisty? Czy chcesz mozolnie układać każdy blok, każdą strzałkę czy zależność ręcznie drżąc o to czy schemat się nie rozjedzie?
Z pomocą przychodzą więc rozwiązania, które niekoniecznie są darmowe, ale mają opcje bezpłatne, co w pewnym sensie ogranicza pole manewru, jednakże jesteś w stanie wydobyć z nich wiele potrzebnych dla Ciebie narzędzi całkowicie bezpłatnie. Wystarczy założyć darmowe konto i możesz działać.
Na rynku znajdziesz takie rozwiązania jak chociażby;
Do tych, które są dziś najpopularniejsze zaliczyć jednak można takie rozwiązania jak;
Czy wreszcie w pełni darmowy draw.io.
Osobiście jeśli chodzi o oprogramowanie, stosuję i polecam dwie ostatnie pozycje, tj. XMind oraz draw.io. Zaletą obu jest dostępność, i o ile za niektóre rozwiązania XMind trzeba zapłacić, to zdecydowaną większość swojej pracy możesz śmiało wykonać zupełnie za darmo.
Największą zaletą XMind, jest fakt, że po założeniu darmowego konta, można korzystać z tej aplikacji, zasadniczo wszędzie, zarówno poprzez pobranie odpowiedniej aplikacji na urządzenie czy też online po zalogowaniu się na swoje konto.
To co możesz zrobić za pomocą tego oprogramowania, to przede wszystkim mapa myśli. Ponad to oprogramowanie to świetnie przyda się do tworzenia diagramu Ishikawy, czy też innych diagramów wspomnianych przy okazji omawiania tematu narzędzi Total Quality Management.
Z kolei draw.io poza różnego rodzaju schematami, takimi jak schematy blokowe, swim lane itp, będzie dobrym rozwiązaniem chociażby przy określaniu ścieżki krytycznej, tak potrzebnej podczas zarządzania projektem. I choć mogło by się wydawać, że draw.io jest dość mocno ograniczone w sowich opcjach to osobiście uważam, że jest to świetne a przede wszystkim w pełni darmowe oprogramowanie pozwalające śmiało zastąpić Visual Studio dostarczane przez giganta z Redmond.
Fajnym rozwiązaniem może być również GitMind, które jest również dostępne za darmo, zarówno w wersji online jak i desktop.
To, którą wersję wybierzesz, zależy oczywiście wyłącznie od Ciebie i Twoich preferencji.
Czas przekuć myśli w gotowy projekt.
I tu znowu rozpocznę rozważania od rozwiązań, które moim skromnym zdaniem są genialne, ale za ich unikalność i dostępność niestety trzeba słono zapłacić. Świat jednak nie kończy się na Project Manager dostarczanym od twórców „okienek”. Mamy dostępne również rozwiązanie komercyjne, tak jak w przypadu MS Project Manager, jakim jest MindManager. Osobiście miałem przyjemność pracować z tym oprogramowaniem i uważam, że dziś nie ma lepszego rozwiązania na rynku. Od razu zaznaczam, że nie jest to wpis sponsorowany. Po prostu…lubię mieć wszystkie narzędzia pod ręką, a to dostarcza właśnie MindManager.
Jak sama nazwa mówi, jest to narzędzie do mapowania myśli. Czemu więc nie wspomniałem o tym przy okazji opisywania tego typu oprogramowania? Z prostej przyczyny. MindManager to coś więcej niż tylko kreator mapy myśli. Oprogramowanie to jest w stanie przekuć Twoje myśli, poprzez jedno kliknięcie w gotowy wykres mapy, schemat czy diagram. Ponadto, tworząc mapę jesteś w stanie zbudować diagram przebiegu procesu, wyznaczyć ścieżkę krytyczną by ostatecznie przeobrazić to wszystko w…wykres Gantta.
Dodatkową zaletą jest pełna integracja z MS Teams tak powszechnie używanym dziś w organizacjach. Za tę wygodę trzeba jednak wyłożyć sporo gotówki. Wiadomo, kompleksowe rozwiązania muszą kosztować. Co więc zrobić kiedy potrzebujesz zarządzać mniejszym bądź większym projektem?
Z pomocą przyjdzie zapewne tak dobrze wszystkim znany i lubiany Excel. Już na dzień dobry w zakładce z szablonami znajdziemy wykres Gantt’a. Są to jednak dość…mocno ograniczone opcje, jeśli mogę tak ująć. Ale świat się na tym nie kończy. Możesz przecież zawsze zbudować plan projektu samemu lub skorzystać z dodatków do Excel.
Nadal jest to jednak rozwiązanie „połowiczne”. Raz, że sam Excel jest oprogramowaniem płatnym, mimo, że korzysta z niego większość organizacji, a dwa, nie mamy wszystkiego pod ręką w jednej aplikacji. Żeby zarządzać projektem w pełni, musisz dodatkowo korzystać z opcji ToDo oraz Planner (również MS Office), żeby płynnie komunikować się ze swoimi współpracownikami.
Niestety sprawa w tym przypadku, nie wygląda zbyt optymistycznie. Nie ma co liczyć na rozwiązania jakie dostarcza nam MindManager, czy choćby ich ułamek, a dodatkowo za darmo. Na rynku jest wiele rozwiązań, które pozwalają na zarządzanie projektami w mniejszej lub większej skali ale nadal są albo płatne przy zakupie albo obciążone są miesięcznym abonamentem jak w przypadku rozwiązań online.
Ja osobiście sięgnąłem po rozwiązanie w postaci OpenProj. Jest ono z jednej strony uboższe od MindManager’a ale z drugiej strony dostarcza trochę więcej opcji niż Project Manager. Co jest jego największą zaletą? Jest przede wszystkim darmowy, ponieważ działa na licencji oprogramowania otwartego, a ponadto posiada takie funkcje, jak mapowanie projektu, możliwość przypisania członków zespołu, czas ich pracy czy koszty związane z zaangażowaniem członków zespołu projektowego. To oczywiście jest jedynie część opcji. Jeśli chcesz zapoznać się bliżej z tym programem, to zapraszam do obejrzenia poniższego tutoriala.
Jeśli nie jesteś jednak zainteresowany lub nie masz potrzeby zarządzać projektem w tak zaawansowany sposób, a wystarczy Ci proste narzędzie do przypisania zadań i terminów, możesz oczywiście skorzystać z opcji online. Tutaj prym oczywiście będzie nadal wiódł Microsoft i jego rozwiązania w postaci ToDo czy Plannera. Jeśli jednak nie możesz skorzystać z opcji dostarczonej przez Trello, którą uważam za dość ciekawą alternatywę aczkolwiek również płatną lub po prostu ClickUp, którego dość często osobiście wykorzystuję przy swoich projektach.
Oczywiście rozwiązań online jest mnóstwo a firmy prześcigają się w dostarczaniu coraz to ciekawszych opcji. Od Ciebie więc będzie zależało z czego skorzystasz.
Podsumowanie
Mam nadzieję, że wyczerpałem tematykę związaną z oprogramowaniem dla inżyniera, dając Ci kilka pomysłów na usprawnienie swojej pracy, niekoniecznie wydając na to dodatkowe środki. Zdaję sobie jednak sprawę z tego, że przedstawionych rozwiązań i przykładów mogło by być więcej, ale jest to temat rzeka, na który można rozpisywać się godzinami. Tylko kto by to później wszystko czytał.
Dałem Ci do ręki kilka najpopularniejszych wg. mnie rozwiązań, ale jeśli masz inne pomysły to będzie miło jak się ze mną i innymi czytelnikami tym podzielisz.
